IT Outsourcing als Gamechanger für Unternehmen: Kosten sparen, Effizienz steigern

Was ist Outsourcing?

Outsourcing ist ein Geschäftsmodell, bei dem Unternehmen bestimmte Aufgaben, Prozesse oder Dienstleistungen an externe Anbieter oder Spezialisten vollständig oder teilweise auslagern, anstatt sie intern zu bearbeiten. Dies kann beispielsweise die Produktion von Waren, die Buchhaltung, die IT-Infrastruktur oder den Kundenservice umfassen. Durch Outsourcing können Unternehmen Kosten sparen, sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und die nicht-kerngeschäftlichen Aufgaben an spezialisierte Dienstleister übergeben. Diese verfügen oft über spezialisiertes Know-how und die benötigten Ressourcen, um effizienter arbeiten zu können.

In unserem neuen Magazin Artikel gehen wir genauer auf die Vorteile und Gründe von Outsourcing in der IT ein, womit Sie entscheiden können, ob es der richtige Weg für Ihr Unternehmen ist.

Was genau verbirgt sich hinter dem Begriff IT-Outsourcing?

IT-Outsourcing bedeutet, dass ein Unternehmen Teile oder sogar die gesamte IT-Abteilung an einen externen Dienstleister auslagert. Das kann verschiedene Gründe haben, wie zum Beispiel Kostenreduktion, höhere Effizienz oder Spezialisierung auf das Kerngeschäft.

Durch IT-Outsourcing kann ein Unternehmen seine Kosten senken, da es keine eigenen Mitarbeiter mehr für die IT-Abteilung benötigt und somit auch keine Kosten für Schulungen oder Fortbildungen anfallen. Der externe Dienstleister übernimmt diese Aufgaben und sorgt dafür, dass die IT-Infrastruktur des Unternehmens reibungslos läuft.

Auch die Effizienz des Unternehmens kann durch IT-Outsourcing gesteigert werden. Der externe Dienstleister verfügt über spezialisiertes Know-how und modernste Technologien, um die IT-Prozesse des Unternehmens zu optimieren und zu automatisieren. Dadurch können Prozesse schneller und effektiver ablaufen.

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Vorteile von IT-Outsourcing

IT-Outsourcing kann aus verschiedenen Gründen eine vorteilhafte Option für Unternehmen sein. Hier sind einige Gründe, warum Unternehmen IT-Services auslagern:

Kostenreduzierung:

Outsourcing von IT-Services stellt Unternehmen eine attraktive Möglichkeit dar, um die Kosten für die Einrichtung und Wartung einer eigenen IT-Infrastruktur zu reduzieren. Durch den Einsatz von externen Anbietern, können die Mitarbeiterkosten und die Investitionskosten reduziert werden.

Zugang zu Expertenwissen:

IT-Dienstleister sind Experten auf ihrem Gebiet und verfügen über umfangreiches Know-how sowie langjährige Erfahrung in verschiedenen IT-Bereichen. Oftmals fehlt es Unternehmen an diesem spezialisierten Wissen, daher sind sie nicht in der Lage, die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Aus diesem Grund bietet sich Outsourcing als ideale Lösung an, um von der Expertise der IT-Dienstleister zu profitieren und somit die Qualität der eigenen Arbeit zu steigern und frühzeitig auf Probleme reagieren zu können.

Verbesserung der Effizienz:

IT-Dienstleister können die Effizienz von IT-Services verbessern, indem sie bewährte Methoden und Technologien einsetzen und die neuesten Entwicklungen und Trends verfolgen. Außerdem können Experten dabei helfen, Arbeitsprozesse zu optimieren und Ressourcen effektiver einzusetzen.

Fokussierung auf das Kerngeschäft:

Indem Unternehmen IT-Services auslagern, können sie sich auf ihre Kernkompetenzen fokussieren und ihre Ressourcen verstärkt auf ihre strategischen Geschäftsziele ausrichten. Dieser Schritt kann dazu beitragen, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern und das Wachstum zu fördern.

Flexibilität und Skalierbarkeit:

IT-Outsourcing ermöglicht Unternehmen eine flexible Anpassung ihrer IT-Infrastruktur und -Services an die sich ständig verändernden Geschäftsanforderungen. Durch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern können Unternehmen schnell und unkompliziert  zusätzliche Ressourcen erhalten oder ihre bestehende Infrastruktur anpassen, um den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden.

Nachteile von IT-Outsourcing

Neben den vielen Vorteilen, die IT Outsourcing bietet, gibt es auch potenzielle Nachteile, die berücksichtigt werden sollten.

Abhängigkeit:

Durch IT-Outsourcing wird das Unternehmen abhängig vom Dienstleister, der die IT-Systeme und -Infrastruktur verwaltet. Wenn der Dienstleister ausfällt oder seine Leistungen nicht erfüllt, kann dies schwerwiegende Auswirkungen auf das Unternehmen haben.

Kontrollverlust:

Dadurch, dass Teile der Kontrolle über IT-Systeme aufgegeben werden, kann es dazu führen, dass Änderungen und Anpassungen nicht schnell umgesetzt werden, wie es dies intern tun würde.

Zeitunterschiede:

Die Kommunikation mit Ihrem IT-Dienstleister kann zu Verzögerungen führen, wenn er im Ausland sitzt. Denn durch unterschiedliche Zeitzonen kann die Kommunikation beeinflusst werden.

Qualitätsprobleme:

Wenn das Unternehmen nicht den richtigen Dienstleister auswählt, können Qualitätsprobleme auftreten. Dies kann zu einer schlechten Servicequalität, Verzögerungen bei der Lieferung von Projekten oder Sicherheitsproblemen führen.

Damit ein Unternehmen diese Nachteile nicht zu spüren bekommt, ist es wichtig auf einen vertrauensvollen und zuverlässigen IT-Dienstleister zurückzugreifen, der die benötigte und qualitative Expertise mitbringt. Die Aufgabenbereiche der IT-Spezialisten und die Ziele des Unternehmens durch das Outsourcing müssen klar definiert werden, bevor Sie sich mit dem Dienstleister zusammenschließen.

Welche Arten von Outsourcing gibt es?

Application Outsourcing

Hierbei übernimmt der externe Dienstleister, auf der Grundlage fest definierter Service Level Agreement (SLA), die Verantwortung für die Entwicklung, Wartung, Aktualisierung und Unterstützung von Anwendungen, wie z.B. CRM, ERP oder Buchhaltungssoftware.

Infrastructure Outsourcing

Diese Art von Outsourcing hilft dabei, die IT-Infrastruktur, wie z.B. Server, Netzwerke oder Rechenzentren, auszulagern.

Managed Services

Das sind wiederkehrende Dienstleistungen und Aufgaben, die vom Dienstleister übernommen werden. Dazu gehören unter anderem die Verwaltung, Überwachung und Wartung der IT-Infrastruktur. Der Vorteil hierbei ist, dass die Aufgaben und Kosten genau definiert werden, so dass man diese immer im Auge behält. Durch das Monitoring können Fehler schnell behoben, bzw. frühzeitig erkannt werden.

Software Development Outsourcing

Wenn ein Unternehmen einen externen Dienstleister sucht, der mit seinem Fachwissen eine neue Software entwickelt und diese implementiert, spricht man von Software Development Outsourcing. Dabei ist es auch möglich die Entwicklung teilweise auszulagern, z.B. Design oder Programmierung.

Beispiele von IT-Outsourcing

Wie könnten Beispiele für IT-Outsourcing in der Praxis aussehen? Hier 2 Beispiele dazu.

Beispiel 1:

Ein mittelständisches Unternehmen tut sich schwer, qualifizierte Mitarbeiter für ihre IT-Abteilung zu finden und entscheidet sich daher für die Auslagerung an einen externen Dienstleister. Dieser übernimmt die Verantwortung für die Planung, Umsetzung und Wartung von IT-Systemen und -Infrastrukturen für das Unternehmen. Das Unternehmen profitiert nicht nur vom Fachwissen des Dienstleisters, sondern spart auch Mitarbeiterkosten, wie z.B. Gehalt und Schulungsgebühren.

Beispiel 2:

Nach einem großen Hackerangriff im Unternehmen, wurde beschlossen, die IT-Sicherheitsstrategie zu ändern. Für das Expertenwissen wurde ein externer Dienstleister beauftragt, der die Datensicherheit verbessern soll. Der IT-Dienstleister entwickelt und implementiert eine umfassende Sicherheitsstrategie für die IT. Unter anderem durch Verwendung von Firewalls und Antiviren-Software. Außerdem werden die Mitarbeiter des Unternehmens für den Umgang mit Unternehmensdaten, in Form von Schulungen, sensibilisiert. So kann sich das Unternehmen vor weiteren Angriffen besser schützen und sich auf das Kerngeschäft fokussieren.

Wann lohnt sich IT-Outsourcing?

Outsourcing ist sinnvoll, wenn …

… Sie Kosten einsparen möchten (Mitarbeiter-, Anschaffungs- und Wartungskosten).

… Ihr Unternehmen Zugang zu Fachwissen und Ressourcen benötigt.

… Sie und/oder Ihre IT-Abteilung sich mehr auf das Kerngeschäft konzentrieren möchten.

… Unternehmen schnell auf technologische Veränderungen reagieren wollen.

… die Unternehmensprozesse effizienter gestaltet werden sollen.

… Sie Ihre IT-Systeme und IT-Infrastruktur flexibel und skalierbar halten möchten.

… Sie einen verlässlichen Partner suchen, der schnell auf IT-Probleme reagiert.

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Outsourcing ist weniger geeignet, wenn …

… das Unternehmen bereits geschultes Personal für alle Aufgabenbereiche in der IT hat.

… über die benötigten Ressourcen verfügt.

… die Aufgaben des Dienstleisters nahe am Kerngeschäft sind.

… die Aufgaben sehr vertraulich sind.

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Den richtigen IT-Dienstleister finden

Wenn Sie sich entschieden haben, bestimmte Aufgaben oder die ganze IT-Abteilung auszulagern, geht es im nächsten Schritt darum, den richtigen Anbieter zu finden. Dafür sollten folgende Punkte ausgearbeitet werden:

• Recherchieren Sie nach geeigneten Dienstleistern für Ihre Ziele
• Überprüfen Sie Kundenbewertungen (z.B. bei Google) und Referenzen (auf der Homepage)
• Vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch, um mehr über die Qualität, Sicherheit und die Erfahrungen des Dienstleisters beurteilen zu können
• Informieren Sie sich über die Verfügbarkeit des Supports
• Mit welchen Partnern wird zusammengearbeitet?
• Sprechen Sie die Referenzen für eine Bewertung an
• Die Kommunikation mit dem Anbieter sollte von Anfang an angenehm und vertrauensvoll erfolgen, sodass Sie sich jederzeit auf ihre Dienste verlassen können

Dienstleister gefunden, und nun?

Nachdem Sie sich für einen Dienstleister entschieden haben, sollten folgende Punkte bei der Vereinbarung mit dem Dienstleister beachtet werden:

Aufgaben und Kosten definieren:

Um sicherzustellen, dass die Dienstleistungen den Erwartungen entsprechen, sollten klare Service Level Agreements (SLAs) vereinbart werden. Diese Vereinbarungen definieren die erbrachten Leistungen, Reaktionszeiten, Verfügbarkeit und andere wichtige Aspekte. Es ist wichtig, dass die SLAs detailliert sind und spezifische Zielvorgaben enthalten, um eine klare und verbindliche Basis für die Zusammenarbeit zu schaffen. Außerdem sollten auch sämtliche Kosten und Gebühren transparent und eindeutig definiert werden.

Datensicherheit:

Es ist von höchster Wichtigkeit, dass Sie sicherstellen, dass der von Ihnen beauftragte Dienstleister angemessene Maßnahmen zum Schutz Ihrer sensiblen Daten und Informationen ergriffen hat. Es empfiehlt sich, eine vertragliche Vereinbarung zur Vertraulichkeit Ihrer Daten und Informationen zu fordern, um sicherzustellen, dass Ihre vertraulichen Informationen nicht in falsche Hände geraten. Sie müssen sich auf den Dienstleister verlassen können, der die Sicherheit Ihrer Daten und Informationen gewährleistet.

Kommunikation:

Damit Sie und Ihr Dienstleister stets auf dem Laufenden sind, sollten klare Kommunikationskanäle und -protokolle festgelegt werden. Dadurch wird gewährleistet, dass der Fortschritt und der Status des Projekts jederzeit transparent und verständlich sind. Es empfiehlt sich, regelmäßige Statusberichte und Updates vom Dienstleister zu erhalten, um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.

Fazit

IT-Outsourcing kann für Unternehmen ein wahrhaftiger Gamechanger sein, der zahlreiche Vorteile bietet. Durch das Auslagern von IT-Dienstleistungen können Kosten eingespart, Effizienz gesteigert und Ressourcen besser genutzt werden. Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen kann IT-Outsourcing ein wichtiger Schritt sein, um im Wettbewerb zu bestehen und auf Augenhöhe mit größeren Unternehmen zu agieren.

Allerdings ist IT Outsourcing kein Allheilmittel und es gibt auch Nachteile, die nicht ignoriert werden sollten. Die Entscheidung für oder gegen IT Outsourcing sollte daher sorgfältig abgewogen werden.

Einen vertrauenswürdigen und erfahrenen IT-Dienstleister zu finden, der die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens versteht und eine maßgeschneiderte Lösung anbieten kann, ist für IT Outsourcing entscheidend. Mit der richtigen Herangehensweise kann IT Outsourcing jedoch ein echter Meilenstein sein und Unternehmen dabei helfen, ihre Ziele zu erreichen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

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